Řešení pro veřejnou správu
Spisy, vyhlášky i dotace. Odpověď s citací, data zůstanou na úřadě.
Asistent, který zná vaše spisy, vyhlášky, směrnice a dotační dokumentaci. Každé tvrzení doloží citací a otevře dokument na zvýrazněné pasáži. Běží ve vaší infrastruktuře, s lokálními modely se ven nepřipojí vůbec.
Hanatajemnice úřadu
Které naše vyhlášky a směrnice se dotýkají této povinnosti a kdy jsme je naposledy měnili?
prohledávané zdroje
- 01 Sledované složky se spisy, vyhláškami, vnitřními směrnicemi a zápisy z jednání, včetně podsložek
- 02 Dotační dokumentace: žádosti, rozhodnutí, smlouvy a zprávy o realizaci v PDF, Wordu a Excelu
- 03 Data z ERP a agendových systémů přes SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL (čtecí dotazy s limity a záznamem pro audit)
- 04 Nahrané soubory ve formátech PDF, Word, Excel, PowerPoint (Office 2007+), HTML, Markdown, CSV, JSON a XML se zachovanou strukturou
a 3 další
Co vás brzdí
Kde se dnes ztrácí čas
- 01
Dokument existuje, jen ho nikdo nenajde
Vyhlášky, směrnice, zápisy z jednání a spisy leží v desítkách složek na disku, často ve verzích z různých let. Otázka „co k tomu máme a co platí naposledy“ znamená půl dne hledání a dotazů po odborech.
- 02
Dotační dokumentace se dohledává ručně
K jednomu projektu patří žádost, rozhodnutí, smlouvy, faktury a zprávy o realizaci. Před kontrolou nebo udržitelností je někdo musí projít, porovnat a vypsat, co chybí. Termíny přitom hlídá tabulka a lidská paměť.
- 03
Čísla v databázi, souvislosti v dokumentech
Údaje o rozpočtu, majetku nebo agendách jsou v databázi, důvody a pravidla v dokumentech. Spojit obojí dnes znamená export, přepisování do Excelu a kontrolu, jestli čísla sedí.
- 04
AI ano, ale data nesmí ven
Běžné AI nástroje začínají odesláním dokumentu poskytovateli do cloudu. Pro úřad, který zpracovává osobní údaje a spadá pod požadavky kybernetické bezpečnosti, je to nepřekročitelná překážka.
Denní použití
Jak to vypadá každý den
| Role | Otázka | Co dostane |
|---|---|---|
| tajemník úřadu | „Které naše vyhlášky a vnitřní směrnice se dotýkají této povinnosti a kdy byly naposledy upraveny?“ | Přehled dokumentů s číslovanými citacemi. Klik na citaci otevře dokument na zvýrazněné pasáži i se stranou a datem poslední změny. Co se v dokumentech nenašlo, citaci nedostane, takže je hned vidět, co ověřit. |
| vedoucí odboru | „Co jsme k tomuto projektu odsouhlasili na jednáních za poslední rok?“ | Souhrn ze zápisů z jednání ve sledované složce, s odkazem na konkrétní bod v konkrétním zápisu. Z odpovědi vznikne vedle chatu verzovaný dokument, který doladíte dalšími zprávami. |
| referent dotací | „Jaké povinnosti v době udržitelnosti nám plynou z podmínek této dotace a co k nim máme doložené?“ | Hloubkový průzkum rozloží otázku na podotázky a ke každé sbírá důkazy napříč žádostí, rozhodnutím a smlouvami. Výstup dostanete jako podklad s citacemi, ne jako holé tvrzení. |
| vedoucí odboru | „Připrav zápis z dnešního jednání podle naší šablony.“ | Vyplněná firemní šablona, například Zápis ze schůzky. Součty a formáty čísel počítá dokument, ne model. Export do Wordu, PDF, Excelu, HTML nebo Markdownu, publikovaná verze se zmrazí a starší verze zůstávají k dohledání. |
| ekonomický odbor | „Jak se letos vyvíjí čerpání oproti loňsku?“ | Živý čtecí dotaz do dat z ERP nebo agendového systému v SQL Serveru, PostgreSQL nebo MySQL. Výsledek se srovná s komentáři z dokumentů a rovnou z něj vznikne tabulka a graf v dokumentu. |
| pověřenec pro ochranu osobních údajů | „Kde se v našich dokumentech vyskytuje jméno tohoto žadatele?“ | Fulltext přes Ctrl K najde slovo v dokumentech ze zdrojů, v poznámkách i v konverzacích, okamžitě, bez AI a bez spotřeby tokenů. Hledá bez ohledu na diakritiku a jen v tom, k čemu má účet přístup. |
tajemník úřadu
„Které naše vyhlášky a vnitřní směrnice se dotýkají této povinnosti a kdy byly naposledy upraveny?“
co dostane
Přehled dokumentů s číslovanými citacemi. Klik na citaci otevře dokument na zvýrazněné pasáži i se stranou a datem poslední změny. Co se v dokumentech nenašlo, citaci nedostane, takže je hned vidět, co ověřit.
Zdroje a výstupy
Co připojíte a co z toho vypadne
vstupCo připojíte7 zdrojů
- složkaSledované složky se spisy, vyhláškami, vnitřními směrnicemi a zápisy z jednání, včetně podsložek
- dokumentyDotační dokumentace: žádosti, rozhodnutí, smlouvy a zprávy o realizaci v PDF, Wordu a Excelu
- sqlData z ERP a agendových systémů přes SQL Server, PostgreSQL nebo MySQL (čtecí dotazy s limity a záznamem pro audit)
- souboryNahrané soubory ve formátech PDF, Word, Excel, PowerPoint (Office 2007+), HTML, Markdown, CSV, JSON a XML se zachovanou strukturou
- ocrNaskenované starší spisy a protokoly jako obrázky, čtené přes OCR, pokud ho správce zapne
- webWebové stránky s legislativou a metodikami jako sledovaný zdroj s nastavitelnou hloubkou a počtem stránek, pokud správce povolí přístup k internetu
- poznámkyVlastní poznámky referentů uložené z chatu jedním klikem
výstupŠablony, které připravíte5 šablon
- zápisZápis ze schůzky (jednání rady, komise nebo porady vedení)
- reportMěsíční manažerský report pro vedení úřadu
- stavStav projektu (například dotační projekt v realizaci)
- přehledSouhrn podkladů k bodu jednání
- dopisPrůvodní dopis k předání dokumentace
Pro IT a bezpečnost
Co na to řekne vaše IT
-
Provoz bez odesílání dat, i zcela bez internetu
Cloudoví poskytovatelé se dodávají neaktivní a bez klíčů, takže bez zásahu správce se nic ven nepřipojí. Hlídač odchozích spojení pustí volání jen na adresy, které správce nastaví, databáze mají vlastní seznam povolených serverů. S lokálními modely data úřad neopustí vůbec a za tokeny se neplatí nic; zcela odpojený (air-gapped) provoz zajistí serverová instalace s Ollama nebo s předem staženými modely. Aplikace nikam neposílá statistiky používání.
-
Přístup podle vašich pravidel a auditní stopa
Přihlašování na místní účty nebo na firemní adresář přes LDAP a Active Directory, s ochranou proti podvrženým či přehraným potvrzením a uzamčením účtu po pěti chybných pokusech. Každý zdroj má čtyři úrovně přístupu (Použít, Číst, Upravovat, Spravovat), oprávnění se ověřuje při každém kroku odpovědi a zdroj bez práva se neprozradí ani chybou. Každý SQL dotaz se zaznamená s uživatelem, textem i výsledkem; databázi připojíte účtem jen pro čtení a model nikdy nedostane heslo.
-
Podklady pro pověřence a pro posouzení dodavatele
Správcem osobních údajů zůstáváte vy: řešení běží ve vaší instalaci a dodavatel k datům běžně přístup nemá, přístup vzniká jen při podpoře na základě smlouvy a NDA. Konverzace a dokumenty maže jejich autor, správce může nastavit lhůtu pro automatické smazání, provozní záznamy se mažou podle nastavených lhůt. Řízení přístupu, záznam SQL dotazů, filtr odchozích spojení a provoz ve vaší infrastruktuře podporují plnění požadavků kybernetické bezpečnosti (NIS2); popis bezpečnostních opatření pro posouzení dodavatele poskytneme na vyžádání.
Nasazení
Kde to u vás poběží
Pro úřad doporučujeme serverové nasazení ve vlastní síti, aby platilo přihlašování, sdílení a týmová práva.
Kontejner v Dockeru (x64 i ARM64) spustíte jedním příkazem, na Linuxu běží jako služba se systemd a nginx s HTTPS, na Windows Serveru pod IIS. Data aplikace ukládá do vestavěné SQLite, PostgreSQL nebo Microsoft SQL Serveru, u větších instalací dává smysl plná sestava s PostgreSQL a Qdrantem. Přihlašování napojíte na firemní adresář přes LDAP nebo Active Directory a účet vznikne při prvním přihlášení; jednotné přihlášení OIDC pro webovou aplikaci připravujeme. Kde je podmínkou provoz bez odchozích spojení, jede celá instalace na lokálních modelech a hlídač spojení zůstane zavřený. Menší úřad nebo jedno pracoviště si vystačí i s desktopovou verzí pro Windows nebo macOS s Apple Silicon, která běží na jednom počítači bez přihlašovací obrazovky. Odpověď přerušená restartem se do šesti hodin sama dokončí, zmeškané synchronizace proběhnou po startu a stav aplikace hlásí adresa pro monitoring.
technologie
- Docker
- Linux
- Windows Server
- macOS
- LDAP
- Active Directory
- SQLite
- PostgreSQL
- Microsoft SQL
- Qdrant
- HTTPS
První měsíc
Jak vypadá první měsíc
-
1. týden
Instalace na server úřadu a rozhodnutí o modelech. Správce zvolí provoz jen na lokálních modelech, nebo povolí i cloudový model s vaším vlastním klíčem, nastaví hlídač odchozích spojení a napojí přihlašování na LDAP nebo Active Directory.
-
2. týden
Připojení zdrojů: sledované složky s vyhláškami, směrnicemi a zápisy z jednání, složka s dotační dokumentací a případně čtecí účet do databáze přes SQL studio (výběr tabulek, popisy sloupců, režim Indexovat nebo Živě, filtr a limity řádků). Plán synchronizace nastavíte od 15 minut.
-
3. týden
Pracovní prostory po odborech, každý s vlastními pokyny a rozpočtem tokenů. Do slovníku doplníte úřední zkratky a interní označení projektů, až 200 pojmů na prostor; definice asistent sám najde ve vašich dokumentech a nabídne k přijetí, bez spotřeby tokenů. Nastavíte práva ke zdrojům tak, aby se každý ptal jen nad tím, co smí vidět.
-
4. týden
Firemní šablony z vašeho Wordu nebo PDF (do 25 MB) pro zápis z jednání a podklad pro radu, první ostré výstupy a agent na opakovanou úlohu, například čtvrtletní souhrn stavu dotačních projektů. Orientační plán, tempo si určíte sami.
Související funkce
Funkce, které u toho využijete
Časté otázky
Na co se ptáte nejčastěji
Odejdou naše dokumenty nebo osobní údaje někam ven?
S lokálními modely ne. Vše běží ve vaší instalaci, aplikace se ven nepřipojí sama a cloudoví poskytovatelé se dodávají neaktivní a bez klíčů. Pokud správce cloudový model výslovně zapne vlastním klíčem, odchází text dotazu, průběh konverzace, pasáže dokumentů nalezené k odpovědi a výsledky živých SQL dotazů v rámci nastaveného limitu řádků. Hesla k databázím, klíče a statistiky používání neodcházejí nikdy.
Kdo je správcem osobních údajů a jak provedeme výmaz?
Správcem zůstáváte vy, řešení běží ve vaší instalaci. Konverzace a dokumenty maže jejich autor, se smazaným dokumentem zanikají i jeho verze, správce může nastavit lhůtu pro automatické smazání. Soubor ze sledované složky odstraníte smazáním ve zdrojové složce a z indexu zmizí při příští synchronizaci; u nahraných souborů zatím nelze smazat jednotlivý dokument, odstraní se smazáním celého zdroje. Kde se údaje o konkrétní osobě vyskytují, dohledáte fulltextem přes Ctrl K.
Napojíme přihlašování na náš Active Directory?
Ano. Používat lze místní účty nebo firemní adresář přes LDAP a Active Directory, účet vznikne při prvním přihlášení. Jednotné přihlášení OIDC, například přes Entra ID, pro webovou aplikaci připravujeme. Jazyk odpovědí si každý nastaví na svém účtu, rozhraní je v devíti jazycích včetně češtiny a slovenštiny.
Přečte asistent naskenované starší spisy?
Ano, pokud správce zapne OCR. Asistent pak čte obrázky a skeny vedle běžných formátů PDF, Word, Excel, PowerPoint, HTML, Markdown, CSV, JSON a XML, a zachovává strukturu dokumentu, tedy nadpisy, listy sešitu i čísla slidů.
Může asistent rozhodovat ve správním řízení?
Ne a není k tomu určen. Je to nástroj pro práci s vašimi daty: uživatel vždy ví, že pracuje s AI, a odpovědi z vašich dokumentů nesou citace zdrojů, takže je vidět, co je doložené a co je třeba ověřit. Nepodložené hodnoty, data a jména si asistent vyžádá nebo označí jako odhad. O tom, na jaké úlohy nástroj nasadíte, rozhodujete vy; rozhodnutí a podpis zůstávají na úředníkovi.
Veřejná správa
Ukážeme to na dokumentech vašeho úřadu
Nezávazná ukázka na 60 minut. Přineste jednu vyhlášku nebo směrnici, jeden zápis z jednání a složku k dotačnímu projektu, nebo si projdeme ukázková data. Rád vám asistenta ukážu osobně.
Nezávazná ukázka na vašich datech, 60 minut.
„Rád vám asistenta ukážu osobně.“