Agent pro nákup a zásoby, nákup a sklad
Agent hlídá minimální stavy a dodací lhůty a připraví objednávky ke schválení
Agent každé ráno projde stavy skladu v ERP a porovná je s minimálními stavy, spotřebou a dodacími lhůtami dodavatelů. Připraví návrh objednávek, u vybraných položek porovná nabídky a dodavatelům, kteří se zpožďují, pošle urgenci. Objednávka odejde až po schválení nákupčím.
-
spuštění: Plánované spuštění: ranní kontrola zásob
-
volání systému: Načetl stavy skladu, rezervace a otevřené objednávky z ERP
erp.sklad(stavy) = 1 840 položek, jen čtení -
hotovo: 14 položek spadne pod minimální stav dřív, než dorazí další dodávka
-
volání systému: Porovnal cenu, lhůtu a minimální odběr ve třech nabídkách na ložiska
nabidky.porovnat(polozka=LOZ-6204, dodavatele=3) -
čeká na člověka: Návrh tří objednávek s odůvodněním čeká na nákupčího
Radek, nákupčí: čeká -
schváleno: Radek upravil množství u jedné položky a návrh schválil
Radek: schváleno -
dokončeno: Objednávky odeslány dodavatelům, u dvou zpožděných dodávek odešla urgence
Stejná práce dnes a s agentem
Dnes ručně
- Nákupčí ráno vyexportuje stavy skladu z ERP do Excelu.
- Ručně je porovná s minimálními stavy, které často nikdo dlouho neaktualizoval.
- Dodací lhůty dodavatelů zná z hlavy nebo je hledá v e-mailech.
- Poptá dva tři dodavatele a nabídky přepisuje do tabulky, aby je mohl porovnat.
- Zpožděnou dodávku zjistí, až když materiál chybí na skladě nebo ve výrobě.
S agentem
- Agent každé ráno přečte v ERP stavy, rezervace a otevřené objednávky.
- Podle spotřeby a dodací lhůty spočítá, co spadne pod minimální stav ještě před dodáním.
- Připraví návrh objednávek po dodavatelích s množstvím a důvodem.
- U vybraných položek porovná nabídky: cenu, lhůtu, minimální odběr, dopravu a platnost.
- Nákupčí návrh upraví, schválí nebo zamítne. Schválenou objednávku agent odešle a zapíše.
- Hlídá potvrzené termíny a dodavateli, který mešká, pošle urgenci.
Objednávku schvaluje nákupčí
Agent nic neobjedná sám. Připraví návrh s množstvím, cenou a důvodem a nákupčí ho schválí, upraví nebo zamítne. Výběr nového dodavatele, vyjednávání cen a rámcové smlouvy zůstávají na lidech. U položky bez historie spotřeby nebo u nového materiálu se agent zeptá, místo aby odhadoval.
Pojistky
- Bez schválení nákupčím agent neodešle žádnou objednávku ani změnu množství.
- Objednávky nad nastavenou částku jdou navíc ke schválení vedoucímu nákupu.
- Objednává jen schválené položky u dodavatelů, kteří už jsou v ERP. Nového dodavatele nezaloží.
- Urgence posílá podle schválené šablony a jen na kontakty uložené v ERP.
- U každého návrhu je vidět stav, spotřeba a lhůta, ze kterých vyšel, a kdo ho schválil.
Kde agent pracuje
- ERP (Helios, SAP, ABRA Gen nebo vlastní systém) – sklad, nákup, objednávky
- E-mail – nabídky a potvrzení od dodavatelů
- Ceníky a nabídky dodavatelů v PDF nebo Excelu
- Microsoft 365 a SharePoint – tabulky minimálních stavů a podklady nákupu
- Portály dodavatelů – napojíme přes API, databázi nebo export, pokud to portál umožňuje
Napojujeme se přes API, databázi nebo export. Jak přesně, víme po auditu – podle toho, co váš systém nabízí.
Co v pilotu měříme
- Čas nákupčího na ranní kontrolu zásob a přípravu objednávek
- Počet položek, které došly nebo spadly pod minimální stav
- Kolik návrhů nákupčí schválil beze změny, kolik upravil a proč
- Počet zpožděných dodávek zachycených dřív, než materiál chyběl
Čísla neslibujeme z prezentace. Změříme je u vás a podle nich se rozhodnete.
Podle velikosti firmy
Malá firma
do 50 lidí
Nakupuje jeden člověk vedle jiné práce. Agent hlídá desítky klíčových položek v účetním systému nebo skladové tabulce a každé ráno pošle krátký seznam, co objednat.
Střední firma
50–500 lidí
Sklad v ERP, několik nákupčích a desítky dodavatelů. Agent připravuje návrhy po dodavatelích a o tom, kdo objednávku schvaluje, rozhoduje její hodnota.
Velká firma
nad 500 lidí
Více skladů a závodů, rámcové smlouvy a nákup v SAP. Agent připravuje návrhy a urgence uvnitř vašich schvalovacích workflow a kmenová data mění jen člověk.
Na co se ptáte
Musíme mít v ERP správně nastavené minimální stavy?
Nemusí být dokonalé. V auditu je projdeme a agent umí navrhnout minimální stav ze spotřeby a dodací lhůty. Nové hodnoty ale schvalujete vy. Bez rozumně vedené skladové evidence agent spolehlivě fungovat nebude.
Může agent objednávat sám, bez schválení?
U opakovaných drobných položek a s limitem částky to jde. Doporučujeme začít se schválením každé objednávky a automatické odeslání povolit až podle výsledků pilotu.
Každý dodavatel posílá nabídku v jiném formátu. Zvládne to agent?
Agent přečte nabídky z e-mailu, PDF i Excelu a převede je do jedné tabulky. Údaje, které v nabídce chybí nebo jsou nejasné, označí a rozhodne nákupčí.
Co když dodavatel na urgenci neodpoví?
Po nastavené době to agent připomene nákupčímu. Telefonát a vyjednávání zůstávají na člověku.
Potřebuje agent právo zápisu do ERP?
Pro hlídání zásob ne, stačí přístup jen pro čtení. Zápis objednávek do ERP obvykle zapínáme až po pilotu. Do té doby schválený návrh založí nákupčí sám.
Často navazují
- Obchod a back-office Agent pro přijaté objednávky Převede objednávku z e-mailu, PDF nebo Excelu na zakázku v ERP a odchylky od ceníku pošle člověku. Rozhoduje člověk: O výjimkách rozhoduje back-office
- Finance Agent pro přijaté faktury Vytěží přijatou fakturu, porovná ji s objednávkou a dodacím listem a připraví předkontaci. Rozhoduje člověk: Agent připraví, účetní schválí
- Vedení a controlling Agent pro reporty a controlling Připraví z ERP týdenní a měsíční report s komentářem odchylek a odpoví na dotazy vedení. Schválí controller. Rozhoduje člověk: Za čísla, která odcházejí, ručí controller
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers