Agent pro poptávky a nabídky, obchod
Nabídka sestavená ze skladu, ceníku a termínů v ERP, obchodník ji jen zkontroluje
Agent přečte poptávku z e-mailu nebo formuláře, rozpozná položky a ověří dostupnost, ceny a termíny dodání v ERP. Připraví nabídku podle vaší šablony a pošle ji obchodníkovi ke schválení. Po odeslání ji zapíše do CRM.
-
spuštění: Stálý odběratel poptává 40 ks KOT-M12 a 200 ks PDL-12, dodání do 14 dnů
-
volání systému: Ověřil sklad a termín doplnění
erp.sklad("KOT-M12") = 32 ks, 8 ks do 5 dnů; PDL-12 = 1 450 ks -
volání systému: Načetl ceny podle ceníkové skupiny odběratele
erp.cena("KOT-M12", skupina="B") = 18,40 Kč/ks -
hotovo: Připravil nabídku N-2026-0233 podle šablony, dodání celé zakázky do 7 dnů
-
čeká na člověka: Nabídka a průvodní e-mail čekají na schválení obchodnice
Petra, obchod: čeká -
schváleno: Petra doplnila poděkování za minulou zakázku a nabídku odeslala
Petra: schváleno -
dokončeno: Nabídka je v CRM u obchodního případu, připomínka za 5 dní
Stejná práce dnes a s agentem
Dnes ručně
- Obchodník přečte poptávku a vypíše si položky.
- Dostupnost ověří v ERP, nebo se zeptá skladu.
- Cenu dohledá v ceníku a ve slevách zákazníka, termín u nákupu nebo výroby.
- Nabídku sestaví ve Wordu nebo Excelu přepsáním starší nabídky.
- Odešle ji zákazníkovi a do CRM ji zapíše, když na to zbude čas.
S agentem
- Agent přečte poptávku z e-mailu, přílohy nebo webového formuláře.
- Položky spáruje s katalogem, nejasné kódy a názvy označí.
- V ERP ověří sklad, ceny podle zákazníka a termíny doplnění.
- Připraví nabídku podle vaší šablony a návrh průvodního e-mailu.
- Obchodník nabídku zkontroluje, upraví a odešle.
- Agent zapíše nabídku do CRM a nastaví připomínku.
Cenu a termín slibuje obchodník
Nabídka je závazek vůči zákazníkovi, proto ji agent sám neodešle. Obchodník vidí, odkud se vzala každá cena a každý termín, a rozhoduje o slevě, o náhradě za nedostupné zboží i o tom, jestli zakázku vůbec chcete. Agent mu ušetří dohledávání, rozhodování mu nebere.
Pojistky
- Nabídku zákazníkovi nikdy neodešle sám, vždy jde přes obchodníka.
- Použije jen ceny a slevy, které jsou v ceníku nebo ve smlouvě se zákazníkem.
- Do ERP má přístup jen pro čtení, rezervaci zboží dělá člověk.
- Položku, kterou nedokáže jednoznačně spárovat, nehádá a označí ji k doplnění.
- Nabídky nad nastavenou částku pošle navíc ke schválení obchodnímu řediteli.
Kde agent pracuje
- E-mailová schránka (Microsoft 365, Gmail) a webový formulář
- ERP se skladem a ceníky (Helios, SAP, ABRA Gen nebo vlastní systém)
- CRM (Pipedrive, HubSpot, Raynet, Salesforce)
- Šablony nabídek ve Wordu, Excelu nebo v ERP
Napojujeme se přes API, databázi nebo export. Jak přesně, víme po auditu – podle toho, co váš systém nabízí.
Co v pilotu měříme
- čas od přijetí poptávky po odeslání nabídky
- podíl nabídek odeslaných bez větších úprav obchodníka
- počet položek, které agent nedokázal spárovat s katalogem
- podíl poptávek zodpovězených v dohodnuté lhůtě
- úplnost záznamů o nabídkách v CRM
Čísla neslibujeme z prezentace. Změříme je u vás a podle nich se rozhodnete.
Podle velikosti firmy
Malá firma
do 50 lidí
Poptávky chodí do jedné schránky a ceník je v Excelu nebo v účetním systému. Agent připraví nabídku z vaší šablony a majitel nebo obchodník ji odešle z vlastního e-mailu.
Střední firma
50–500 lidí
Více obchodníků, ceníkové skupiny a sklad v ERP. Agent přidělí poptávku správnému obchodníkovi podle zákazníka nebo regionu a hlídá schvalování slev.
Velká firma
nad 500 lidí
Více poboček, jazyků a měn, ceny v SAP nebo jiném enterprise systému. Agent pracuje pod SSO účtem s právem jen číst ceny a sklad a každý návrh nabídky má auditní záznam.
Na co se ptáte
Co když agent nabídne špatnou cenu?
Bez obchodníka nabídka neodejde. U každé ceny agent ukazuje, ze kterého ceníku a s jakou slevou ji vzal, takže chyba je při kontrole vidět. Ceny bere vždy aktuálně z ERP, ne ze starších nabídek.
Zvládne poptávku s technickou specifikací nebo výkresem?
Text a tabulky z PDF přečte. Výkres nebo nestandardní požadavek pozná a pošle technikovi nebo obchodníkovi. U zakázkové výroby agent obvykle připraví podklady a kalkulaci dělá člověk.
Musí být nabídky v ERP, nebo stačí Word?
Stačí šablona, kterou používáte dnes, ve Wordu, v Excelu nebo přímo v ERP. Data o skladu a cenách napojíme přes API, databázi nebo export. Šablonu nemusíte měnit.
Jak agent píše průvodní e-mail?
Podle pravidel, která si určíte, třeba jak oslovujete zákazníky a co do e-mailu patří. Vychází i z vašich dřívějších odpovědí. Obchodník text vidí a před odesláním ho může upravit.
Jak dlouho trvá nasazení?
Začínáme 60minutovou nezávaznou konzultací. AI audit trvá 1–3 týdny podle velikosti firmy, pilot 3–8 týdnů, třeba na poptávkách jedné produktové řady. Podle naměřených výsledků pak rozhodnete, jestli pokračovat, upravit, nebo skončit.
Často navazují
- Obchod a back-office Agent pro přijaté objednávky Převede objednávku z e-mailu, PDF nebo Excelu na zakázku v ERP a odchylky od ceníku pošle člověku. Rozhoduje člověk: O výjimkách rozhoduje back-office
- Nákup a sklad Agent pro nákup a zásoby Hlídá minimální stavy a dodací lhůty, připraví návrh objednávek a urguje zpoždění. Nákupčí schvaluje. Rozhoduje člověk: Objednávku schvaluje nákupčí
- Zákaznická péče Agent pro zákaznické e-maily Roztřídí dotazy zákazníků, k rutinním připraví odpověď se zdrojem a složité předá vašim lidem. Rozhoduje člověk: Co smí agent poslat sám, určujete vy
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers