Agent pro kontrolu smluv, právní a nákup
Agent porovná smlouvu se vzorem, označí odchylky a pohlídá termíny výpovědi
Agent přečte návrh smlouvy od protistrany, porovná ho s vaším vzorem a interními pravidly a označí, co se liší. Vypíše termíny, sankce, výpovědní lhůty a automatické prolongace a před termínem je připomene. Právní radu neposkytuje: odchylky posuzuje a rozhoduje o nich právník.
-
spuštění: Nákup přeposlal návrh rámcové smlouvy od dodavatele, PDF na 18 stran
-
volání systému: Přečetl smlouvu a rozdělil ji na jednotlivé články
pdf.cist(ramcova_smlouva.pdf) = 18 stran, 42 článků -
volání systému: Porovnal články se vzorem a interními pravidly pro nákup
smlouvy.porovnat(vzor=ramcova_nakup_v3) = 6 odchylek -
hotovo: Označil smluvní pokutu bez stropu a automatickou prolongaci na 3 roky
-
čeká na člověka: Přehled odchylek a termínů čeká na posouzení právníkem
Pavel, podnikový právník: čeká -
schváleno: Pavel určil 4 odchylky k vyjednání a 2 přijal
Pavel: schváleno -
dokončeno: Připomínky odeslány nákupu, termín výpovědi zapsán do kalendáře
Stejná práce dnes a s agentem
Dnes ručně
- Právník čte každý návrh celý, i když se od vzoru liší ve dvou článcích.
- Odchylky od vzoru hledá ručně, porovnáním dvou dokumentů vedle sebe.
- Termíny výpovědí a prolongací si nákup vede v Excelu, pokud vůbec.
- Na automatickou prolongaci se často přijde, až když už nejde vypovědět.
- Obchod a nákup čekají na právníka i u standardních smluv.
S agentem
- Agent přečte návrh smlouvy ve Wordu, v PDF nebo ve skenu.
- Článek po článku ho porovná se vzorem a interními pravidly, třeba strop pokut, splatnost nebo rozhodné právo.
- Vypíše odchylky s odkazem na článek a doslovnou citací.
- Vytáhne termíny, sankce, výpovědní lhůty a automatické prolongace.
- Právník přehled posoudí a rozhodne, co přijmout a co vyjednat.
- Agent termíny zapíše a s předstihem je připomene odpovědnému člověku.
O smlouvě rozhoduje právník
Agent neposkytuje právní radu a neříká, jestli smlouvu podepsat. Připraví přehled odchylek a termínů, aby právník nemusel hledat a mohl posuzovat. Co přijmout, co vyjednat a co odmítnout, rozhoduje právník nebo ten, koho určí vaše schvalovací pravidla.
Pojistky
- Agent smlouvu nemění, nepodepisuje a neposílá protistraně. Jen připraví přehled pro právníka.
- Každá odchylka má odkaz na článek a doslovnou citaci, aby se dala rychle ověřit.
- Když část smlouvy nepřečte spolehlivě, třeba špatný sken nebo ruční doplněk, řekne to.
- Smlouvy vidí jen lidé s oprávněním k nim, stejně jako ve vašem úložišti.
- Na textech smluv se nic netrénuje. Citlivé smlouvy může zpracovat lokální model ve vaší infrastruktuře.
Kde agent pracuje
- E-mail – návrhy smluv od protistran
- Microsoft 365 a SharePoint nebo Google Workspace – vzory a úložiště smluv
- Interní pravidla pro smlouvy – směrnice, schvalovací matice
- Kalendář nebo úkoly pro připomenutí termínů
- Smluvní evidence, pokud ji máte – napojíme přes API, databázi nebo export
Napojujeme se přes API, databázi nebo export. Jak přesně, víme po auditu – podle toho, co váš systém nabízí.
Co v pilotu měříme
- Čas právníka na první posouzení standardní smlouvy
- Kolik odchylek agent označil a kolik z nich právník potvrdil
- Odchylky, které agent přehlédl a právník našel sám
- Počet výpovědních lhůt a prolongací zachycených včas
Čísla neslibujeme z prezentace. Změříme je u vás a podle nich se rozhodnete.
Podle velikosti firmy
Malá firma
do 50 lidí
Právníka máte externího a platíte ho po hodinách. Agent připraví přehled odchylek a termínů, takže advokát řeší jen sporná místa a vy víte, kdy vypovědět.
Střední firma
50–500 lidí
Desítky smluv s dodavateli a odběrateli, vzory u nákupu i obchodu. Agent kontroluje návrhy proti vzorům a termíny ze všech smluv hlídá na jednom místě.
Velká firma
nad 500 lidí
Právní oddělení, schvalovací matice a smluvní systém. Agent dělá první průchod podle interních pravidel, výsledek zapíše do vaší evidence a citlivé smlouvy zpracuje lokální model.
Na co se ptáte
Poskytuje agent právní radu?
Ne. Agent porovnává text se vzorem a s vašimi pravidly a vypisuje, co ve smlouvě stojí. Jestli je odchylka přijatelná, posoudí právník.
Co když nemáme vzorové smlouvy?
Pak začneme interními pravidly: co ve smlouvě nesmí chybět a co je pro vás nepřijatelné. Sepíšeme je v auditu s vaším právníkem. Bez nějakého měřítka agent nemá s čím porovnávat.
Umí agent číst naskenované smlouvy?
Ano, sken přečte přes OCR. Špatně čitelné stránky a ruční doplňky označí a nechá je na člověku.
Kam se smlouvy posílají?
Podle dohody do cloudového modelu v EU, nebo na lokální model ve vaší infrastruktuře. Na vašich smlouvách se nic netrénuje.
Najde agent všechno?
Ne vždy. Proto v pilotu měříme i to, co agent přehlédl, a o každé smlouvě rozhoduje právník. Agent mu zkracuje hledání, odpovědnost za výsledek nenese.
Často navazují
- Nákup a sklad Agent pro nákup a zásoby Hlídá minimální stavy a dodací lhůty, připraví návrh objednávek a urguje zpoždění. Nákupčí schvaluje. Rozhoduje člověk: Objednávku schvaluje nákupčí
- Obchod Agent pro poptávky a nabídky Přečte poptávku, ověří sklad, ceny a termíny v ERP a připraví nabídku ke schválení obchodníkovi. Rozhoduje člověk: Cenu a termín slibuje obchodník
- Celá firma Agent pro interní dotazy Odpoví zaměstnancům na dotazy ke směrnicím, IT a HR s citací z interního dokumentu. Co neví, předá dál. Rozhoduje člověk: Za odpověď ručí oddělení, které ji dává
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers