Automatizace procesů s AI
Když je postup pořád stejný, agenta nepotřebujete. Stačí automatizace s AI.
Třídění e-mailů, vytěžení faktur a objednávek, přepis údajů do ERP. Postavíme pevný postup (workflow), ve kterém AI dělá jen kroky, kde je potřeba porozumět textu. Je předvídatelný, levnější na provoz a snadno se kontroluje.
-
spuštění: Přišla faktura od dodavatele jako sken v PDF
-
volání systému: Přečetl sken pomocí OCR a vytáhl údaje z faktury
ocr.extract(file="faktura.pdf", fields=["ico","castka","obj"]) -
volání systému: Porovnal fakturu s objednávkou v ERP
erp.orders.get(number="OBJ-2026-118") -
hotovo: Částka sedí, u jedné položky nesedí množství – fakturu nezapsal
-
čeká na člověka: Rozdíl v množství čeká na kontrolu účetní
Jana, účetní: čeká -
schváleno: Jana ověřila dodací list a fakturu schválila
Jana: schváleno -
dokončeno: Faktura zapsaná do účetnictví s odkazem na objednávku
„Pořád přepisujeme to samé z e-mailů do systému.“
Každý den přijdou faktury, objednávky a dotazy. Někdo je musí otevřít, přečíst, roztřídit a přepsat do ERP. Je to pořád stejné, jen každý dodavatel to posílá trochu jinak.
Co v rámci služby děláme
Třídění e-mailů
AI přečte příchozí e-mail, určí, o co jde (faktura, objednávka, reklamace, dotaz), a pošle ho do správné fronty nebo správnému člověku.
Vytěžení dokumentů
Z PDF, skenů i fotek vytáhneme údaje – dodavatele, částky, položky, čísla objednávek. Skeny čteme pomocí OCR.
Kontrola a přepis do systému
Vytěžené údaje porovnáme s objednávkou nebo s kmenovými daty a zapíšeme je do ERP nebo účetnictví přes API, databázi nebo import.
Výjimky jdou k člověku
Co nesedí nebo čemu si AI není jistá, postup nezapíše. Pošle to člověku s vyznačeným rozdílem.
Automatizace, nebo agent?
Automatizace je předvídatelný postup: pořád stejné kroky ve stejném pořadí. Agent volí kroky podle situace a hodí se tam, kde je hodně výjimek a rozhodování. Když stačí automatizace, doporučíme ji.
Co dostanete
- Automatizovaný postup v provozu, napojený na e-mail a vaše systémy
- Popis postupu: kroky, pravidla a kam jdou výjimky
- Sada testovacích případů z vašich dokumentů a e-mailů
- Záznam každého zpracovaného dokumentu a e-mailu
- Přehled výjimek, které šly k člověku, a jejich důvodů
Délka: Pilot 3–8 týdnů (malá firma 3–4, střední 4–6, velká 6–8), potom provoz
Kdy to nedává smysl
- Když proces vyžaduje rozhodování a má hodně výjimek, pevný postup nestačí. Navrhneme agenta.
- Když už data chodí strukturovaně (EDI, export z e-shopu), AI nepotřebujete. Řekneme vám, že stačí obyčejná integrace.
- Špatně čitelné skeny a ručně psané dokumenty AI čte s chybami. Takové dokumenty jdou vždy ke kontrole člověku.
Podle velikosti firmy
Malá firma
do 50 lidí
Typicky faktury z e-mailu do účetního systému, který napojíme přes API nebo import, nebo třídění společné schránky. Pilot obvykle 3–4 týdny.
Střední firma
50–500 lidí
Několik toků najednou – faktury, objednávky, dodací listy – s kontrolou proti ERP. Výjimky jdou do fronty konkrétního oddělení.
Velká firma
nad 500 lidí
Dokumenty pro více společností nebo poboček s vlastními pravidly, napojení na SAP nebo jiné ERP a záznam každého kroku pro audit.
Agenti, kterých se služba často týká
- Finance Agent pro přijaté faktury Vytěží přijatou fakturu, porovná ji s objednávkou a dodacím listem a připraví předkontaci. Rozhoduje člověk: Agent připraví, účetní schválí
- Obchod a back-office Agent pro přijaté objednávky Převede objednávku z e-mailu, PDF nebo Excelu na zakázku v ERP a odchylky od ceníku pošle člověku. Rozhoduje člověk: O výjimkách rozhoduje back-office
- Zákaznická péče Agent pro zákaznické e-maily Roztřídí dotazy zákazníků, k rutinním připraví odpověď se zdrojem a složité předá vašim lidem. Rozhoduje člověk: Co smí agent poslat sám, určujete vy
Na co se ptáte
Jaký je rozdíl mezi automatizací a agentem?
Automatizace jde pořád stejnými kroky a AI v ní jen čte a třídí text. Agent si kroky volí podle situace, dohledává informace a rozhoduje, co dál. Automatizace je předvídatelnější a levnější na provoz, agent zvládne víc výjimek.
Proč nám doporučujete automatizaci, když chceme agenta?
U pevného postupu je automatizace často levnější a správnější volba: méně volání modelu, snazší kontrola, méně míst, kde se může něco pokazit. Agenta nasadíme tam, kde ho proces opravdu potřebuje.
Zvládnete dokumenty, když každý dodavatel posílá jiný formát?
Právě na to je AI krok – čte dokument podle obsahu, ne podle pevné šablony. Na vašich vzorcích ověříme, jak spolehlivě to funguje. Co nesedí, jde k člověku.
Kolik to stojí?
Cenu řekneme po konzultaci. Záleží na počtu typů dokumentů, na systémech, do kterých se zapisuje, a na objemu. Provoz automatizace bývá levnější než provoz agenta, protože model volá méně často.
Co když to nebude fungovat?
Pilot má předem dané kritérium úspěchu, například podíl dokumentů zpracovaných bez opravy. Když ho nesplní, upravíme postup, nebo pilot ukončíme.
Pojďme najít první proces, který agentovi předáte
Na konzultaci projdeme dva nebo tři procesy, kde vás rutina stojí nejvíc času. Řekneme, kde agent dává smysl, jak by vypadal pilot – a upřímně i to, kde by nepomohl.
Nezávazná konzultace, 60 minut, online nebo u vás.
„Rád s vámi projdu, kde by vám agent ušetřil práci – a kde ne.“
Ing. Kamil Vašák, MBA, Balance Makers